Обзор Google Docs

Is-Google-DocsЕсли вы еще ни разу не пользовались замечательным Гугловским сервисом Google Docs , то этот материал специально для вас. Однако же, если вы уже знаете про Google Docs, то все равно — не спешите закрывать сей материал, так как вполне возможно, вы прочтете что-то, чего еще не знали и тем самым расширите для себя сферу использования этой системы. Поскольку Гугл весьма активно совершенствует свои активные проекты, то однозначно следует признать, что новых опций и прочих удобств в Google Docs со временем появится еще немало. Но уже то, что мы имеем на сегодняшний момент, весьма и весьма впечатляет.

Итак, для начала, давайте разберемся с тем, что же это такое — Google Docs? Определить эту систему можно как бесплатный онлайновый офис. Сервис включает в себя текстовый и табличный редактор, а также специальный движок для создания всеразличных презентаций. В совокупности все это объединяется посредством технологии облачного хранения файлов и, конечно же, функцией файлообмена. Сервис появился благодаря слиянию проектов Writely и Google Spreadsheets.

Ну а теперь давайте поподробнее — как можно использовать Google Docs?

Во-первых все зависит от того, чем вы занимаетесь в сети и какие интересы преследуете. Ну а во-вторых – границы использование сервиса определяются тем, насколько вы доверяете Гуглу. Второй момент, давайте проясним сразу, ибо он весьма немаловажен. Дело в том, что в гуглдокс можно размещать, в принципе, любую информацию и храниться она будет на серверах Гугла. Поэтому тут уже смотрите сами — если вы доверяете корпорации, то можете смело сохранять у них свои личные данные (пароли, коды и т.п.), ну а если нет — то, конечно же, не делайте этого.

Итак, начнем.

Офисный сервис Google Docs мы можем использовать, прежде всего, в приватных целях. К примеру, сделав соответствующие папки, мы можем разместить там все, что связанно с отсканированными материалами — семейные фотографии и важные документы (по типу диплома, прав на автомобиль и прочие полезные удостоверения). В каком бы отдаленном городе или в какой бы отдаленной точке планеты мы не находились, мы всегда — при условии наличия интернета — сможем распечатать любой из вышеперечисленных доков и, тем самым, быстро и своевременно отреагировать на ситуацию (допустим, подтвердить личность). Настоятельно рекомендуется для персонального использования заранее создать специальную личную папку — это поможет наглядно отделить имеющиеся материалы друг от друга и приведет к тому, что мы оперативно сможем ориентироваться в имеющихся документах (а их может быть очень и очень много).

Еще один вариант — для личных целей Google Docs можно использовать как персональную бухгалтерию (доходы-расходы, запланированные покупки и т.п.) и более того — бухгалтерию можно вести в графическом режиме путем построения весьма наглядных диаграмм.

Ну а главный прикол системы заключает в том, что любой информацией, которая имеется в вашем Google Docs акаунте, вы всегда сможете поделиться с людьми, которые вам нужны (но об этом мы еще поговорим ниже).

В общем, как уже видно, поводов для того, что бы пользоваться Google Docs исключительно в личных целях — хоть отбавляй.

Давайте же теперь немного пофантазируем и представим, что мы, допустим, занимаемся журналистской деятельностью и хотим использовать в повседневной жизни Google Docs. Что же мы можем из него извлечь?

Прежде всего, журналист может сохранять и модифицировать в Google Docs все, что связанно с его публикациями. Причем можно сделать разные папки и, допустим в одной, хранить опубликованные материалы, а в другой — всеразличные проекты, наброски и заметки на будущее. При всем при этом, Google Docs снабжен удобным поиском, который чрезвычайно облегчает нахождение требующегося именно сейчас материала (при этом поиск работает по принципу введения первых букв, что несомненно, является огромным плюсом). Более того, все, что связанно с графическим контентом — а его журналисты используют тоже часто — может также сохраняться в одной из рабочих папок.

Теперь о коммерческих документах — а их у журналиста может быть тоже немало. Например, может иметь место такая документация, как скажем, договоры, образцы формуляров, счета-фактуры и т.п. Все это можно в любой момент и с любого компьютера отправить на е-мэйл, скажем, работодателю или другому заинтересованному лицу. Так же само — все, что касается таких документов, как прайс-листы, коммерческие предложения и т.п. может быть с легкостью отсортировано в отдельную папку и при необходимости открыто.

Теперь идет одна из самых важных фишек Google Docs — совместное использование документов. В журналистской деятельности практика совместного доступа к каким-либо материалам весьма актуальна и в Google Docs мы имеем дело с одной из самых лучших реализаций данной технологии. Допустим, можно сделать какую-то заранее известную общую папку, в которую несколько коллег будут складывать те или иные материалы, а впоследствии, туда будет заходить главный редактор или же другие заинтересованные лица. Так же само совместный доступ очень удобен при написании коллективных статей или исследований — каждый автор может в живом времени наблюдать работу, которую проделал его коллега и, соответственно, вносить туда свои дополнения. Более того, документ можно настроить таким образом, что будет отображаться история его изменений, которую всегда можно повернуть вспять, если конечный результат требует переработки. Будь какой документ в Google Docs может быть открыт для просмотра заранее выбранному кругу читателей или же наоборот – его можно сделать доступным для неопределенного круга лиц (документ будет попросту расшарен и проиндексирован поисковыми системами).

Теперь совсем немного о грустном — к сожалению, на сегодняшний день в Google Docs наблюдается весьма заметный конфликт с десктоповыми версиями Wicrosoft Word и этот факт не может не огорчать. Дело в том, что гугловские доки неправильно отображаются в Ворде (смещаются строки, появляются лишние абзацы, неверно размещается графика и т.п.). Ситуация приблизительна такая, как если открыть навороченный вордовский документ в OpenOfice. В принципе, с точки зрения журналиста — это проблема не очень существенна, зато для редактора, которому материалы приходят на проверку, придется весьма не сладко. Думается, что через время Гугл решит эту проблему и доки станут отображаться более или менее корректно во всех других офисных приложениях.

Ну а сейчас давайте остановимся на более тонком изучении функционала последней версии Google Docs.

  • 1. Поиск по документам.Как показывает практика — это одна из самых важных функций системы, т.к. поиск осуществляется в двух направлениях — по названиям доков и по заключающемуся в них тексту. Как уже было отмечено выше, Google Docs осуществляет поиск по мере набора искомого текста. В случае, если поисковое слово не удается найти в названии, но оно присутствует в каком-либо из доков, то следует нажать на ENTER и система продемонстрирует список тех доков в которых оно встречается.
  • 2. Использование тегов и папок.На сегодняшний день две эти технологии равноправны в Google Docs, но, по всей видимости, в скором времени теги будут убраны за ненадобностью, т.к. сортировка документов по папкам, которые можно просматривать в развернутом виде, полностью делает ненужными теги. Поэтому мы вам настоятельно рекомендуем не тратить время на заполнение формочек с тегами — лучше создавайте папки, а если папок слишком много, то целесообразно воспользоваться поиском.
  • 3. Горячие клавиши (Hot Keys)Пользоваться горячими клавишами в Google Docs — одно удовольствие. Если забраться в системную справку, то там можно узреть полный список функций и рядом с ними будут проставлены соответствующие горячие клавиши (ниже мы приводим некоторые из них, самые, так сказать, популярные). Ну и для быстрого доступа к Google Docs рекомендуется тоже пользоваться хот кеями — например, это можно реализовать посредством установки на компьютер какой-нибудь специализированной программы (скажем, AutoHotKey). Еще одна возможность быстро заходить в Google Docs — это использвать закладку в вашем браузере, а при условии, что вы пользуетесь Файрфокс эта процедура вообще упрощается — в свойствах созданной закладки можно задать сокращенный адрес (к примеру, буквы gd) и, просто напросто, вводить это буквосочетание с клавиатуры в адресную строку, а затем нажимать ENTER.Представляем вам некоторые клавиатурые сокращение, которые вы можете испробовать прямо сейчас — после этого вы сразу убедитесь насколько удобно работать именно с клавиатурой, а не с мышью.

    Прежде всего, Google Docs отлично знаком со всеми стандартными горячими сочетаниями клавиш — например, Ctrl-C, Ctrl-V, Ctrl-X, Ctrl-A, Ctrl-S, Ctrl-Z, Ctrl-B, Ctrl-I и Ctrl-U и т.д. и т.п. Ну а специальные хот-кеи, которые чаще всего используются выглядят следующим образом:

    Ctrl-J — содержимое документа выравнивается по левому и правому краю одновременно;
    Ctrl-L — содержимое документа выравнивается только по левому краю;
    Ctrl-E — центрирование содержимого документа;
    Ctrl-M — размещение комментария;
    Ctrl-Space — полностью удалить форматирование;
    Ctrl-1, 2 и 3 — установка стандартных стилей для заголовков в тексте;
    F2 — редактирование активной ячейки в созданных таблицах;
    Ctrl-Shift-L — создание списка без нумерации;

  • 4. Форматирование документовФорматировать документы в Google Docs можно так же само, как вы это привыкли делать в Майкрософт Ворде и поэтому, если вы знакомы с этой программой, то с редактором, реализованным в описываемом нами сервисе, разберетесь без труда. Конечно, там имеются небольшие отличия, но, поверьте, они настолько незначительны и столь визуально решабельны, что, как кажется, даже неискушенный ребенок выпутается из положения. Помимо просто форматирования в Google Docs имеется возможность создания документов содержащих несколько колонок и достигается это посредством построения таблиц, визуальное отображение которых можно включать и выключать. Прежде чем распечатывать документ, убедитесь, что границы таблиц не попадут на бумагу!

Ну и в заключение необходимо сказать пару слов об использовании сервиса Google Docs для планшетных ПК, которые в настоящее время чрезвычайно популярны. Как показывает практика сервисом запросто можно пользоваться на планшетах, однако большее преимущество по работе с доками имеют пользователи ос Android, т.к. там реализовано специальное приложение для работы в Google Docs. Хочется надеяться, что в скором времени компания Гугл решит все вопросы с одним из главных своих конкурентов, и мы сможем наблюдать полностью функционирующий сервис для планшетов от Apple.

Опубликовано в разное

Добавить комментарий